Senior Secretaresse team HR

Ben jij die proactieve, ervaren en nauwkeurige secretaresse die in alle hectiek het overzicht en de rust kan behouden? Dan hebben wij een veelzijdige en uitdagende job voor jou!

Als senior secretaresse ga je samen met je collega managementassistente secretariële ondersteuning bieden aan het team HR van Rijnstate en heb je daarin een coördinerende en verbindende rol. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten wanneer zij de ondersteuning van het secretariaat nodig hebben. Samen verdelen jullie de taken en werkzaamheden die binnen komen, houden hierin het overzicht en zorgen ervoor dat de processen binnen het team goed lopen.

Een groot deel van jouw werkzaamheden bestaat uit het ondersteunen van de adviseur Arbeid en Gezondheid. Samen organiseren jullie activiteiten ter bevordering van de duurzame inzetbaarheid die via Mijn Vitaliteitplein worden aangeboden aan alle medewerkers van Rijnstate. Je onderhoudt contacten met in- en externe trainers en bent verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste content aan de opleidingsadministratie en controle op de processen. Daarnaast ondersteun en bewaak je samen met de adviseur Arbeid en Gezondheid de werkzaamheden t.b.v. de Centrale Commissie Arbofonds. Het Arbofonds heeft tot doel om initiatieven financieel te ondersteunen die bijdragen aan de duurzame inzetbaarheid van een grote groep medewerkers binnen Rijnstate.

Samen met je collega managementassistente ben je ook verantwoordelijk voor de projectondersteuning in het leiderschapsprogramma en de secretariële ondersteuning van een vaccinatieproces.

Taalkundig ben je sterk onderlegd en je redigeert snel en nauwkeurig in- en externe correspondentie en beleidsstukken. Tevens notuleer je bij vergaderingen en bijeenkomsten en verzorg je de verspreiding van de notulen aan betrokkenen. Je bent verantwoordelijk voor de verwerking, bewaking en tijdige afhandeling van facturen. Verder ondersteun en adviseer je de collega’s bij de verwerking van de maandelijkse roosterplanning.

Kortom, een veelzijdige en afwisselende functie waarbij geen dag hetzelfde is.

Werken op het secretariaat HR Servicecentrum

Het secretariaat HR Servicecentrum maakt deel uit van de afdeling HR Algemeen. Deze afdeling bestaat uit 2 teams: Juridische- en Arbeidszaken en het secretariaat HR Servicecentrum. De afdeling HR Algemeen vormt samen met de afdeling HR Advies en Beleid en de afdeling HR Services de dienst HR Servicecentrum. HR Servicecentrum bestaat uit circa 60 enthousiaste HR collega’s en wordt aangestuurd door de HR manager. Het HR Servicecentrum is verantwoordelijk voor het totale HR beleid op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Wat breng jij mee?

• Hbo denkniveau, en een afgeronde secretariële / management assistent opleiding op minimaal mbo niveau.
• Recente werkervaring als secretaresse opgedaan in een complexe werkomgeving, bij voorkeur in een ziekenhuisomgeving.
• Ruime ervaring met Teams, Outlook, Word, Excel en Powerpoint.
• Werkdagen en -tijden in overleg, bij voorkeur beschikbaar op de woensdagen en vrijdagen.

Rijnstate biedt jou:

• Arbeidsvoorwaarden en salaris op basis van de Cao Ziekenhuizen.
• FWG 45 (min. € 2.832,-/max. € 3.824,- bruto p.m. o.b.v. fulltime dienstverband á 36 uur p.w.). Inschaling hangt af van genoten opleiding en ervaring. Per 1 juni 2024 zal het salaris met 5% verhoogd worden wegens een CAO verhoging.
• Een arbeidsovereenkomst van 32-36 uur voor bepaalde tijd (12 maanden) met intentie op een vaste aanstelling.
• De mogelijkheid om hybride te werken.
• Een laptop en mobiele telefoon.
• Vakantie- en eindejaarsuitkering, beide 8,33%.

Ben jij die proactieve, ervaren en nauwkeurige secretaresse die in alle hectiek het overzicht en de rust kan behouden? Dan hebben wij een veelzijdige en uitdagende job voor jou!

Je motivatiebrief en CV kun je richten aan Maaike Blom, manager HR.

De procedure bestaat uit een sollicitatiegesprek, een assessment (halve dag), een meeloopmoment en een arbeidsvoorwaardengesprek. Het sollicitatiegesprek vind plaats op maandag 18 december tussen 12.30 – 16.30 uur op de locatie Arnhem, Wagnerlaan 55.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Sylvia Wild, telefoon 06-11258119 of swild@rijnstate.nl.

Een assessment maakt onderdeel uit van de procedure.